1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego Retreatis, dostępnego pod adresem retreatis.com (dalej: „Serwis”), jest Maciej Stopierzyński, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą Second Horizon, z siedzibą przy ul. Królowej Jadwigi 43, 61-872 Poznań, NIP: 9721089609, REGON: 302529675 (dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: hello@retreatis.com.
2. Zakres stosowania
Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Serwisu, w tym odwiedzających, subskrybentów newslettera oraz organizatorów wydarzeń zakładających konto w Serwisie, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
3.1. Odwiedzający Serwis
Podczas korzystania z Serwisu automatycznie zbierane są dane techniczne (adres IP, informacje przekazywane przez przeglądarkę, pliki cookies) w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu oraz jego bezpieczeństwa. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na utrzymaniu i zabezpieczeniu infrastruktury Serwisu.
3.2. Subskrybenci newslettera
Osoby zapisujące się do newslettera podają swój adres e-mail, który jest przetwarzany w celu przesyłania informacji o nowych wydarzeniach i treściach publikowanych w Serwisie. Zapis następuje w modelu double opt-in — na podany adres e-mail wysyłana jest wiadomość z linkiem potwierdzającym, a dane trafiają na listę mailingową dopiero po jego kliknięciu. Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, klikając link rezygnacji w stopce każdej wiadomości, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3.3. Organizatorzy — rejestracja konta
Osoby zakładające konto organizatora w Serwisie podają: nazwę użytkownika, nazwę organizatora/firmy, adres e-mail, numer telefonu oraz hasło, a opcjonalnie także NIP, adres firmy i adres strony internetowej/mediów społecznościowych. Dane te są przetwarzane w celu:
zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, której przedmiotem jest prowadzenie konta w Serwisie i publikacja zgłaszanych wydarzeń (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
weryfikacji zgłoszenia przez Administratora przed aktywacją konta (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO);
kontaktu w sprawach związanych z prowadzonym kontem i publikowanymi wydarzeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora w utrzymaniu poprawnej komunikacji z organizatorami).
Zdjęcia i inne materiały dodawane przez organizatora do zgłaszanych wydarzeń są przetwarzane w tym samym celu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Organizator oświadcza, że posiada prawa do publikacji dodawanych materiałów.
3.4. Dane pozyskiwane automatycznie z publicznie dostępnych źródeł
Część wydarzeń publikowanych w Serwisie jest pozyskiwana w sposób zautomatyzowany, na podstawie publicznie dostępnych treści (m.in. profili i postów w mediach społecznościowych, stron internetowych organizatorów, katalogów wydarzeń i serwisów biletowych), z wykorzystaniem mechanizmów przeszukujących internet oraz modeli sztucznej inteligencji przetwarzających znalezione treści. W ten sposób mogą być pozyskiwane dane osobowe organizatorów będących osobami fizycznymi (w tym prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą) — w szczególności imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu oraz dane dotyczące prowadzonej działalności, o ile zostały one uprzednio podane do wiadomości publicznej przez samego organizatora.
Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu katalogu wydarzeń sportowych i wellbeing oraz promowaniu działalności organizatorów wśród potencjalnych uczestników. Ponieważ dane te nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO — niniejsza polityka prywatności stanowi jego wykonanie, a dodatkowo osoby, których dane w ten sposób pozyskano, mogą zwrócić się do Administratora z żądaniem dodatkowych informacji lub realizacji swoich praw, o których mowa w pkt 7 poniżej.
Wydarzenie pozyskane w ten sposób nie jest automatycznie publikowane — trafia do wewnętrznej kolejki weryfikacyjnej i staje się widoczne w Serwisie dopiero po zatwierdzeniu przez Administratora. Osoba, której dane dotyczą, może w każdej chwili zażądać sprostowania, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia takiego wpisu, a także zgłosić się o przejęcie profilu organizatora, o którym mowa w Regulaminie Serwisu.
4. Okres przechowywania danych
Dane są przechowywane przez okres:
istnienia konta organizatora — do czasu jego usunięcia na żądanie lub zaprzestania świadczenia usług przez Administratora;
obowiązywania zgody na newsletter — do czasu jej wycofania;
dane pozyskane automatycznie o organizatorach niebędących zarejestrowanymi użytkownikami — do czasu dezaktualizacji wydarzenia lub zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa (np. w celach podatkowych lub dochodzenia roszczeń).
5. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi niezbędne do prowadzenia Serwisu, w szczególności:
Vercel Inc. — hosting i infrastruktura techniczna Serwisu;
Supabase — hosting bazy danych (serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej, region eu-west-1);
Brevo — obsługa wysyłki newslettera i wiadomości transakcyjnych;
Anthropic — przetwarzanie treści z wykorzystaniem modeli sztucznej inteligencji (m.in. analiza i strukturyzacja danych o wydarzeniach);
Google LLC — usługi mapowe i geolokalizacyjne (Google Maps);
Apify — narzędzia do zautomatyzowanego pozyskiwania publicznie dostępnych treści (o ile funkcjonalność ta jest aktywna w Serwisie).
Z dostawcami przetwarzającymi dane osobowe w imieniu Administratora zawierane są lub będą umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców wskazanych w pkt 5 (w szczególności Vercel, Anthropic, Google) może przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się w oparciu o odpowiednie mechanizmy zapewniające zgodność z RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawiania) danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania danych,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli osoba uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem hello@retreatis.com.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu (np. założenia konta organizatora lub zapisu na newsletter). Brak podania danych może uniemożliwić skorzystanie z tych funkcjonalności.
9. Zautomatyzowane przetwarzanie treści
Administrator wykorzystuje modele sztucznej inteligencji do przetwarzania i porządkowania treści dotyczących wydarzeń (np. klasyfikacji tematycznej, generowania opisów na podstawie zebranych informacji). Mechanizm ten nie stanowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne wobec osób fizycznych w rozumieniu art. 22 RODO — każde wydarzenie pozyskane w ten sposób podlega weryfikacji przez Administratora przed publikacją.
10. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego działania, w szczególności do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika (konto organizatora, panel administracyjny). Serwis nie wykorzystuje obecnie plików cookies do celów analitycznych ani reklamowych. Zakres wykorzystywanych plików cookies może ulec zmianie wraz z rozwojem Serwisu, o czym Administrator poinformuje w aktualizacji niniejszej polityki.
11. Zmiany polityki prywatności
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności, w szczególności w związku z rozwojem funkcjonalności Serwisu lub zmianami przepisów prawa. Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna pod niniejszym adresem.
Ostatnia aktualizacja: 4 września 2026 r.